Puede dejar que los usuarios finales creen sus propias cuentas mediante correo electrónico o Microsoft Teams, o crear cuentas manualmente durante la creación de tickets o la asignación de activos en la consola. Cada método tiene sus propias ventajas, y comprender estos métodos de creación le ayudará a elegir el enfoque más eficaz para sus necesidades de apoyo.

Cuando un usuario final envía un correo electrónico por primera vez, el sistema crea automáticamente las cuentas y determina sus nombres para mostrar basándose en su estructura de direcciones de correo electrónico. Para las direcciones de correo electrónico que contienen puntos, el sistema utiliza el punto para separar el nombre del apellido - por ejemplo, claire.johnson@myorg.org se convierte en "Claire Johnson" y c.johnson@myorg.org se convierte en "C Johnson".

Sin embargo, cuando una dirección de correo electrónico no contiene un punto, como clairejohnson@myorg.org, el sistema copia toda la parte del nombre antes del símbolo @ y la utiliza tanto para el nombre como para los apellidos, lo que da como resultado "Clairejohnson Clairejohnson".

Para evitar posibles incoherencias de nomenclatura con los usuarios habituales, se recomienda crear cuentas de acceso total para ellos antes de que envíen su primer ticket por correo electrónico.

El acceso total a la cuenta proporciona capacidades completas de gestión de usuarios para organizaciones que dan soporte a empleados internos o que necesitan una gestión regular de usuarios. Este nivel de acceso le permite actualizar la información de los usuarios en cualquier momento, integrarse con otros productos GoTo y mantener registros de usuarios coherentes en toda su organización. Con funciones como la gestión de grupos y Entra ID (anteriormente Active Directory), los equipos de TI pueden organizar eficazmente a los usuarios y mantener registros de asistencia precisos en un único sistema centralizado.

Los usuarios creados en GoTo Adminno necesitan licencias de producto adicionales: el rol de miembro proporciona todo el acceso necesario al servicio de asistencia. A través de GoTo Admin, puede gestionar la información de los usuarios, la pertenencia a grupos y el historial de asistencia, al tiempo que mantiene un control total sobre los ajustes de la cuenta. Cada usuario final recibe una cuenta GoTo completa que funciona en todos los productos GoTo, lo que facilita la ampliación de los servicios cuando sea necesario. Tras la creación, los usuarios finales reciben un correo electrónico para configurar su contraseña y pueden empezar inmediatamente a enviar tickets a través del Portal de clientes.